De paspoorten kunnen enkel via de dienstchef aangevraagd worden. De passen worden verkregen via het economaat van BVV.
De passen worden digitaal aangemaakt en er wordt gebruik gemaakt van digitale pasfoto’s. Men dient zich te houden aan de gevraagde resolutie/afmetingen zodat ook de foto’s zonder probleem kunnen gebruikt worden bij het fabricageproces. Deze resolutie is 640 x 480. De extensie van de foto’s moet JPG zijn.