De paspoorten kunnen enkel via de dienstchef aangevraagd worden. De passen worden verkregen via het economaat van BVV. De kostprijs van de paspoorten is 3,50 euro/paspoort (+ administratie- en verzendingskosten).
De passen worden digitaal aangemaakt en er wordt gebruik gemaakt van digitale pasfoto’s. Men dient zich te houden aan de gevraagde resolutie/afmetingen zodat ook de foto’s zonder probleem kunnen gebruikt worden bij het fabricageproces. Deze resolutie is 640 x 480. De extensie van de foto’s moet JPG zijn.